Sommer, Sonne, No Show!
wer kennt es nicht. Die Temperaturen steigen und die Sonne scheint. Perfektes Wetter für Strand, Schwimmbad oder einfach, um auf dem Balkon oder der Terrasse in der Sonne zu faulenzen, wenn da nicht der Termin beim Zahnarzt wäre…Da denken sich die Patienten doch:“… tja den ignorieren wir mal …ist ja eh nur Prophylaxe … das kann ich auch nächste Woche nachholen, die haben eh genug zu tun und sind bestimmt froh, wenn ich heute nicht komme.“
Aber auch ohne Sonne kann es passieren, dass ein Leerlauf in der Praxis entsteht, weil Patienten nicht erscheinen. Vielleicht ist eine MKV-Füllung geplant und der Patient hat es sich einfach anders überlegt und möchte die Kosten sparen, ohne der Praxis seine Entscheidung mitzuteilen. Das kostet doppelt.
Hast du das in deiner Praxis schon erlebt, ticken deine Patienten ähnlich? Dann wird es Zeit die Spreu vom Weizen zu trennen. Mit der erzieherischen Maßnahme namens Ausfallhonorar kannst du deinen Patientenstamm aussortieren, dass die Patienten, die du in der Praxis wirklich haben willst bleiben, denn diese sind pünktlich kommen zum Termin etc. Wenn das Wort Ausfallhonorar erklingt denkst du sicher das habe ich schon gelesen, das war doch kompliziert.
Es gibt ein Urteil vom 10.02.2017 (Aktenzeichen 411 C 3/17) demnach muss jede Behandlung individuell für jeden Termin auf einem extra dafür erstellten Formular unterschrieben werden. Das klingt nicht nur aufwendig, das ist es auch! Viele Praxen haben deswegen den Aufwand nicht betrieben. Nun gibt es ein neues Urteil vom 31.03.2023 (Aktenzeichen 24 C 16/23), dort hat eine Physiotherapeutin ihre Klage an eine Patientin gewonnen, diese musste Ausfallgebühr für drei Termine plus die Gerichtskosten zahlen. Warum wurde hier im Gegensatz zu 2017 anders entschieden. Die Physiotherapeutin hatte in ihrem Anamnesebogen schriftlich darauf hingewiesen und eine Stunden-Gebühr aufgezeigt die fällig wird, wenn die Patienten nicht mind. 24std vorher absagen. Für diejenigen, die Termine schwänzen oder sie einfach kurzfristig absagen, gibt es eine „Rausschmiss-Rechnung“ in Form eines Ausfallhonorars. Bedenke diese Rechnungen stellt die Praxis meist alleine, sie wird selten über Factoring-Anbieter angekauft.
Solange die Patienten die Rausschmiss-Rechnung nicht gezahlt haben, werden die Patienten in der Praxissoftware auf „Ausgesetzt“ gestellt, sodass sie solange nicht Teil des aktiven Patientenstamms sind bis sie bezahlt haben. Was steckt nun hinter dem Rausschmiss – Rechnung / Ausfallhonorar? Das Ausfallhonorar beim Zahnarzt bezieht sich auf eine Gebühr, die der Patient zahlen muss, wenn er einen vereinbarten Termin nicht wahrnimmt oder nicht rechtzeitig absagt. Der Grund für ein Ausfallhonorar ist, dass der Zahnarzt seine Zeit für den Patienten reserviert hat und möglicherweise andere Patienten abgelehnt hat, um den Termin freizuhalten. Wenn der Patient den Termin nicht wahrnimmt oder nicht rechtzeitig absagt, entsteht dem Zahnarzt ein finanzieller Verlust.
Hierbei ist wichtig zu wissen, dass der Termin vorher individuell mit dem Patienten vereinbart wurde. Dies geschieht in der Regel in den Bestellpraxen. Es ist wichtig zu beachten, dass das Ausfallhonorar in der Regel nicht von der Krankenkasse übernommen wird und vom Patienten selbst getragen werden muss. Es dient dazu, den Zahnarzt für den entstandenen finanziellen Verlust zu entschädigen und soll auch dazu beitragen, dass Patienten ihre Termine verlässlich einhalten oder rechtzeitig absagen. Die genaue Höhe des Ausfallhonorars kann von Zahnarzt zu Zahnarzt unterschiedlich sein. In der Regel orientiert es sich jedoch an der Gebührenordnung für Zahnärzte (GOZ) und kann je nach Aufwand und Dauer des Termins variieren. Viele Praxen nehmen 50€ – 70€ pro Std. In Zeiten der Budgetierung müssen Ausfallhonorare gängige Praxis werden, wenn Patienten ihre Termine nicht einhalten oder kurzfristig absagen. Termine sind knapp! Gerade deshalb sollte das Ausfallhonorar gestellt werden. Wichtig wir reden hier nicht von krankheitsbedingten Absagen!
Was muss vorhanden sein, um das Ausfallhonorar bei euch zu implementieren?
Checke die Punkte ab:
- Ihr seid eine Terminpraxis!
- Der Hinweis, dass der Termin individuell nur für den Patienten reserviert ist!
- Eine Zeitangabe, wann der Patienten mindestens vorher absagen muss in der Regel 24Std vorher.
- Zu dem Zeitpunkt des Leerlaufes konnte kein anderer Patient behandelt werden!
- Auf dem Anamnesebogen ist der Hinweis zum Ausfallhonorar vorhanden!
- Lasst den Anamnesebogen unterschreiben!
So könnte ein Beispiel aussehen:
Lieber Patient,
Wir sind eine reine Bestellpraxis, das bedeutet jeder Termin ist individuell für Sie reserviert und vorbereitet. So vermeiden wir lästige Wartezeiten. Sollten sie einmal nicht zu ihrem Termin erscheinen können, so bitten wir Sie uns mind. 24 Std vorher eine Rückmeldung zu geben. Sollten Sie nicht mind. 24Std vorher absagen, sind wir als Praxis nicht mehr in der Lage diese Zeit einem anderen Patienten anzubieten, dies bedeutet für Sie, dass wir ihnen die Zeit des Stillstandes in Rechnung stellen müssen. Pro halbe Std wären es 35€. Kurzfristige Absagen aufgrund von unvorhersehbaren Ereignissen sind hiervon ausgenommen.
Ich wünsche dir viel Erfolg und ganz viel Sommer, Sonne und eine grandiose Show.